L’édition de factures peut paraître banale pour toute entreprise assujettie à la TVA. Toutefois, savez-vous que le recours aux logiciels habituels, et notamment Word et Excel est interdit par la loi depuis l’année 2018 ? En effet, si vous n’êtes pas une micro-entreprise, vous êtes désormais concerné par la loi anti-fraude à la TVA qui vous impose l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme aux nouvelles normes établies.
Nous livrons ici toutes les informations à connaître sur cette nouvelle loi, et les éléments à prendre en compte dans le choix de votre nouveau logiciel de facturation.
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Quelles sont les nouvelles normes à respecter en matière de facturation ?
Les dispositions de la loi sur la facturation ont été prévues afin de minimiser les possibilités de fraude et de rendre les contrôles plus rapides et plus faciles.
En ayant recours à ces nouveaux logiciels normés à la place de la facture Excel, vous respectez donc les exigences de cette loi qui impose :
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- que les données qui figurent sur vos factures soient sécurisées selon un processus fiable
- qu’elles soient inaltérables (chaque modification doit faire l’objet d’une notification.)
La loi exige également que ces données soient conservées pendant au moins 6 ans et fassent l’objet d’une classification et d’un archivage.
Sachez que la non-conformité à ces dispositions vous expose à une amende de 7500 euros en cas de contrôle, ainsi qu’à une obligation de se régulariser dans les 60 jours.
Comment choisir son nouveau logiciel de facturation ?
Changer radicalement de système et abandonner la facture Excel peut être un véritable casse-tête. Fort heureusement, de nombreux logiciels de facturation répondant aux normes ont vu le jour suite à l’entrée en vigueur de la loi.
Votre choix doit donc se porter sur un logiciel qui dispose de fonctionnalités relatives non seulement à la facturation (factures, avoirs, devis, personnalisation des documents …), mais également à la sécurité de vos données (conservation des données, hébergement sur des serveurs en France…).
Il est d’ailleurs important de noter que certains logiciels de qualité prévoient des fonctionnalités relatives à la compatibilité (suivi, journal des ventes…), ainsi que tout un panel d’options visant à vous assurer un confort optimal à l’usage : pas de limitation dans le nombre d’usagers, relance des impayés, notifications sonores, géolocalisation…
Vous devrez également veiller à choisir un logiciel véritablement agréé. Pour ce faire, assurez-vous de pouvoir obtenir à tout moment un certificat ou une attestation individuelle émanant de l’éditeur du logiciel. En général, vous devrez pouvoir imprimer votre certificat à partir du logiciel même.
Pour plus de stabilité, il est également recommandé d’opter pour un logiciel qui a été créé par un organisme ou une entreprise justifiant d’une expertise dans le domaine. Ce critère vous évite la mauvaise surprise de devoir changer de logiciel pour cause de dysfonctionnement au bout d’une année d’utilisation.
Finalement, vous pouvez procéder à une vérification rapide sur le site de l’administration fiscale pour savoir si vous êtes réellement concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation agréé.